업무상횡령 상담 안내

업무상횡령 의혹은 감사팀 면담 요청, 내용증명, 경찰 문자처럼 여러 모습으로 시작됩니다. 어느 경우든 회사는 장부와 결재 기록을 모두 쥐고 있고, 설명해야 하는 사람은 기억과 개인 자료만 가진 상태에서 출발합니다. 그 차이를 줄이려면 상담 전에 자기 업무의 범위와 문제 된 거래를 스스로 다시 짜 보는 작업이 필요합니다.

• 맡았던 직무와 기간, 자금이나 재고를 다룰 권한이 어디까지였는지: 이체 승인, 법인카드, 현금 출납, 창고 열쇠 등
• 회사가 문제 삼은 거래의 날짜⁠·금액⁠·명목을 들은 그대로, 아직 들은 것이 없다면 짐작이 가는 거래
• 거래마다 실제 용도와 그 돈이 지금 어디 있는지, 돌려놓았거나 정산했다면 그 날짜
• 상급자에게 보고하거나 승인을 받은 사실이 있다면 누구에게 언제 어떤 방법으로
• 감사 면담이나 경찰 연락을 받은 날짜, 그때 한 말이나 쓴 서면

가지급금, 전도금, 가수금처럼 회계 계정 이름으로 설명이 오가는 사건이라면 계정 이름보다 실제 돈의 흐름을 기준으로 적습니다. 계정 분류만으로 결론이 나지 않기 때문입니다.

본인 명의 계좌의 거래 내역, 업무용으로 주고받은 메일과 메신저, 품의서나 정산서 사본 가운데 적법하게 가지고 있는 것을 모읍니다. 회사 시스템에 접속할 권한이 없어졌다면 다시 들어가 자료를 내려받지 않습니다. 감사 과정에서 서명한 확인서나 각서가 있다면 사본을 받아 두고, 아직 서명 전이라면 서명하지 않은 상태로 가져갑니다. 취업규칙과 법인카드 사용 규정처럼 회사가 정한 기준 문서도 손에 있다면 준비합니다.

1. 문제 된 돈이나 물건을 내가 업무로 맡아 보관하던 관계였는지
2. 회사가 주장하는 금액 가운데 다툴 수 있는 항목과 인정할 항목의 구분
3. 확인서 서명, 변상 요구, 징계 절차에 어떻게 대응할지
4. 고소가 이루어졌다면 조사 일정과 진술 준비
5. 금액이 커질 때 특정경제범죄법이 적용될 수 있는 선
6. 회사와 합의를 검토한다면 합의서에 담을 항목과 그 효과

문제를 제기하는 회사라면 감사를 시작한 날과 처음 이상을 발견한 경위, 거래별 손해 계산표, 해당 직원의 업무 분장표와 권한 위임 문서를 준비합니다. 직원에게 받은 경위서나 확인서는 작성 날짜와 함께 원본을 보관합니다.

상담에서 다툴 항목과 인정할 항목이 갈렸다면 거래별 대조표에 그 구분을 표시해 고쳐 둡니다. 회사가 보낸 내용증명에 답할 기한이 적혀 있다면 그 날짜를 지키되, 답변서의 금액 문구는 상담 내용과 맞는지 다시 읽어 보고 보냅니다. 동료와 사실관계를 맞추려는 연락은 오해를 부를 수 있어 피합니다. 퇴사한 상태라면 퇴직 정산서와 마지막 급여 명세서도 다시 찾아 대조표 옆에 둡니다.