업무상횡령 - 회사가 받을 돈을 따로 받으면 어떻게 되나요?

거래처가 보낸 대금이 회사 계좌가 아니라 담당 직원의 개인 계좌로 들어오거나, 매장에서 받은 현금 매출이 바로 회사에 입금되지 않는 일이 생깁니다. 사정은 저마다 다르지만, 회사가 받을 돈이 개인에게 머문 기간이 있다면 업무상횡령 여부를 따지는 질문이 따라옵니다. 이 문서는 그 돈을 누구의 것으로 보는지, 그리고 회사에 넘기기까지의 흐름을 어떻게 정리하면 좋은지 설명합니다.

회사를 위해 받은 돈은 받는 순간 회사의 몫입니다

수금 업무를 맡은 직원이 회사를 대신해 거래처에서 받은 돈은, 직원 개인 계좌에 들어갔더라도 회사에 귀속되는 돈으로 봅니다. 직원은 그 돈을 회사에 넘길 때까지 맡아 두는 위치에 있게 됩니다. 계좌 명의가 누구냐보다 그 돈을 왜, 누구를 위해 받았느냐가 기준입니다.

그래서 "내 통장으로 들어왔으니 일단 내 돈"이라는 생각은 법적으로 받아들여지지 않습니다. 맡아 둔 돈을 회사의 허락 없이 개인 빚을 갚는 데 쓰거나 다른 용도로 돌렸다면 처분이 있었던 것으로 볼 수 있고, 이때 수금이 그 사람의 업무였다면 일반 횡령이 아니라 업무상횡령 문제가 됩니다.

수금 권한이 있었는지도 함께 봅니다. 영업 담당자가 회사의 위임을 받아 대금을 받아 왔다면 위의 설명이 그대로 들어맞지만, 권한 없이 회사 이름을 내세워 돈을 받았다면 거래처를 속인 문제로 번질 수도 있습니다. 위임 범위는 업무 분장, 영업 규정, 거래처에 보낸 안내문 등으로 확인됩니다.

개인 계좌로 받게 된 사정부터 적어 둡니다

개인 계좌로 돈을 받은 데에는 여러 이유가 있을 수 있습니다. 거래처가 계좌를 착각한 경우, 회사 계좌가 막혀 대표가 임시로 개인 계좌를 쓰라고 지시한 경우, 현장에서 현금을 받아 며칠 뒤 한꺼번에 입금하는 관행이 있었던 경우가 대표적입니다. 이런 사정이 있었다면 지시를 받은 메시지, 거래처와 주고받은 연락, 같은 방식으로 처리된 다른 거래 기록이 경위를 뒷받침합니다.

반대로 직원이 먼저 거래처에 개인 계좌를 알려 주며 그쪽으로 보내 달라고 했고, 회사에는 그 사실을 알리지 않았다면 설명이 훨씬 어려워집니다. 거래처 대금은 세금계산서 발행 내역이나 거래처 원장과 대조하면 비교적 쉽게 드러나기 때문에, 경위를 감추기보다 사실대로 정리하는 편이 결국 설명에 도움이 됩니다.

거래처 쪽 사정도 기록해 둘 만합니다. 거래처가 회사 계좌로 보내려다 이체 한도나 은행 점검 때문에 다른 계좌를 물어 왔다면, 그 연락 시각과 내용이 그대로 경위가 됩니다. 거래처가 받은 영수증이나 세금계산서가 회사 이름으로 발행되었다는 점도 그 돈이 처음부터 회사 거래였음을 보여 줍니다.

회사로 넘긴 날까지 돈이 어디 있었는지

나중에 회사로 돈을 보냈다면 그 자체는 중요한 사정입니다. 다만 판단에서 함께 보는 것은 받은 날부터 넘긴 날까지 그 돈이 어떤 상태였는가입니다. 개인 계좌에 그대로 머물러 있었는지, 생활비 지출과 섞여 잔액이 받은 돈보다 줄어든 적이 있었는지가 기록으로 확인됩니다.

받은 돈으로 회사 경비를 대신 치렀다고 설명하는 경우도 있는데, 그렇다면 그 경비가 실제로 회사 일이었는지, 회사에 보고되었는지를 증빙으로 보여 줘야 합니다. 이런 상계 처리가 문제 된 거래에서는 경비 정산 기록이 함께 검토되므로 경비 부풀림을 다룬 문서도 참고할 만합니다.

현금 매출과 회사의 확인 방법

매장이나 현장에서 받은 현금은 계좌 이체보다 흔적이 적어 업무상횡령 다툼으로 더 자주 번집니다. 회사는 판매 시스템의 결제 기록, 재고 출고량, 영수증 발행 내역, 일일 시재 보고를 서로 맞춰 보면서 빠진 금액을 찾습니다. 하루 매출과 그날 입금액이 맞지 않는 날이 이어지면 그 기간 현금을 다룬 사람에게 설명을 요구하게 됩니다.

현금을 다룬 사람이라면 날마다 받은 금액과 입금한 금액, 차이가 났다면 그 이유를 남겨 두는 습관이 가장 확실한 설명 자료가 됩니다. 거스름돈 준비금이나 소액 경비를 시재에서 꺼내 쓰는 관행이 있었다면 그 사용 내역도 같은 장부에 적어 두어야 나중에 차이를 설명할 수 있습니다.

회사로서는 현금 관리 구조를 돌아보는 계기로 삼을 수도 있습니다. 한 사람이 현금 수령과 입금, 장부 기록을 모두 맡는 구조라면 차이가 생겨도 원인을 가리기 어렵습니다. 누가 무엇을 맡았는지가 분명할수록 의심받는 사람도 자기 몫의 범위를 설명하기 쉬워집니다.