출장비나 식대, 교통비를 정산하면서 실제로 쓴 금액보다 많이 청구했다는 지적을 받는 경우가 있습니다. 같은 "경비 부풀림"이라도 그 돈을 누가 어떻게 회사에서 꺼냈는지에 따라 업무상횡령으로 검토되기도 하고, 회사를 속여 돈을 받아 낸 사기로 검토되기도 합니다. 이 문서는 두 구조가 어디서 갈리는지, 그리고 부풀림인지 착오인지를 가리는 데 어떤 기록이 쓰이는지 정리합니다.
돈을 꺼낸 사람이 누구인가에서 갈립니다
횡령은 남의 재물을 맡아 보관하던 사람이 그것을 자기 것처럼 처분할 때 성립합니다. 그래서 회사 자금을 직접 관리하며 지출을 집행하는 사람, 예를 들어 경비 통장이나 현금 시재를 맡은 담당자가 실제보다 많은 금액을 스스로 꺼내 가졌다면 맡은 돈을 처분한 구조가 되어 업무상횡령이 검토됩니다.
반면 자금을 맡지 않은 직원이 부풀린 영수증이나 정산서를 올려 결재권자와 경리 담당자를 속이고, 그 결과 회사가 돈을 지급했다면 이야기가 달라집니다. 이때는 맡은 돈을 처분한 것이 아니라 상대를 속여 돈을 받아 낸 구조여서 사기(형법 제347조)가 검토될 수 있습니다. 같은 금액, 같은 영수증이라도 청구한 사람의 위치에 따라 적용 조문이 달라지는 셈입니다.
여기서 자금을 맡았는지는 직함보다 실제 권한으로 정해집니다. 경리 담당이 아니어도 지점의 소액 현금을 관리하거나 현장 경비 통장을 맡아 왔다면 보관하는 사람으로 볼 수 있고, 반대로 재무팀 소속이라도 결재 없이 지출할 권한이 없었다면 사정이 다를 수 있습니다. 위임전결 규정과 통장·카드 관리 대장이 이 권한을 보여 주는 기본 자료입니다.
두 구조를 나란히 놓고 보면
| 구분 | 횡령 쪽으로 보는 장면 | 사기 쪽으로 보는 장면 |
|---|---|---|
| 돈을 다룬 사람 | 경비를 직접 집행·보관하는 담당자 | 정산을 신청하는 일반 직원 |
| 핵심 행위 | 맡은 돈을 스스로 꺼내 씀 | 부풀린 증빙으로 지급하게 함 |
| 먼저 묻는 질문 | 그 돈을 맡아 관리할 권한이 있었나 | 결재권자가 무엇을 믿고 지급했나 |
| 확인할 기록 | 시재 장부, 출금 내역, 집행 권한 | 정산서, 첨부 증빙, 결재 경로 |
실제 사건에서는 두 구조가 섞이기도 합니다. 정산 담당자가 자기 경비를 스스로 결재하고 지급까지 처리했다면 어느 쪽으로 볼지가 쟁점이 될 수 있습니다. 어느 조문이 적용되느냐에 따라 따지는 요건과 처벌 범위가 달라지므로, 죄명을 미리 단정하기보다 돈이 움직인 경로를 먼저 그려 보는 것이 좋습니다.
부풀림인지 착오인지 가리는 기록
정산 금액과 실제 지출이 다르다고 해서 모두 의도적인 부풀림은 아닙니다. 영수증 날짜를 잘못 옮겨 적은 경우, 같은 영수증을 실수로 두 번 첨부한 경우, 회사가 정한 기준 단가대로 청구했는데 실제로는 덜 쓴 경우는 흔히 생깁니다. 특히 회사가 일비나 숙박비를 정액으로 지급하도록 정해 두었다면, 기준대로 받은 금액을 부풀림으로 보기는 어렵습니다.
반대로 쓰지 않은 지출을 만들어 내거나, 개인적으로 쓴 비용을 업무 경비로 바꿔 적은 경우는 착오로 설명하기 어렵습니다. 그래서 차이가 난 건마다 회사의 정산 기준, 실제 결제 내역, 정산서에 적은 내용, 그 차이가 생긴 이유를 나란히 적어 보는 작업이 필요합니다.
차이를 설명할 때 가장 힘이 있는 자료는 원래 영수증, 카드 승인 내역, 교통 이용 기록처럼 다른 사람이 만든 기록입니다. 정산서의 숫자는 본인이 적은 것이어서 그것만으로는 실제 지출을 보여 주기 어렵습니다. 원본이 없는 건은 비어 있다고 표시하고, 다른 자료로 채울 수 있는지 따로 적어 두세요. 법인카드 결제가 함께 섞여 있다면 법인카드 사용 범위 문서의 건별 정리 방법을 같이 쓰면 됩니다.
금액이 작아도 반복되었다면
한 번에 몇만 원 수준이라도 같은 방식이 오랜 기간 되풀이되었다면 합계는 커지고, 우연한 착오라는 설명은 힘을 잃습니다. 회사는 보통 정산 시스템에 남은 몇 년 치 기록을 한꺼번에 돌려 보기 때문에, 문제가 된 건만이 아니라 같은 기간의 다른 정산도 함께 검토된다고 생각하는 편이 현실적입니다.
이런 경우에는 기억에 기대기보다 정산 기록을 기간별로 나눠, 기준대로 청구한 정산과 금액이 어긋난 정산을 따로 묶어 두면 설명할 범위가 분명해집니다. 차이가 난 금액을 회사에 돌려놓았다면 그 날짜와 금액도 표에 함께 남겨 둡니다.
회사 쪽에서도 정산 기준이 모호했던 기간과 기준이 분명해진 뒤의 기간을 나눠 보는 것이 공정합니다. 기준이 바뀐 뒤에도 같은 방식이 이어졌는지, 바뀌기 전의 관행을 따른 것인지에 따라 같은 차이라도 평가가 달라질 수 있기 때문입니다. 회사가 이 문제로 감사에 나섰다면 감사 대응 순서 문서에서 첫 단계부터 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
Q. 동료 대신 정산서를 올려 준 사람도 문제가 되나요?
A. 부풀린 사실을 모르고 서류만 전달했다면 위치가 다릅니다. 다만 금액이 사실과 다르다는 점을 알면서 함께 꾸몄다면 가담 정도가 검토될 수 있으니, 누가 어떤 자료를 주었는지 기록해 두는 것이 좋습니다.
Q. 정액으로 받은 출장비를 다 쓰지 않고 남겼다면 돌려줘야 하나요?
A. 회사 규정이 정액 지급을 정했다면 남은 금액은 보통 정산 대상이 아닙니다. 실제 쓴 만큼 정산하는 방식이었다면 남은 돈을 돌려놓는 것이 원칙이므로, 회사가 둔 지급 방식부터 확인해 보세요.
정리
경비 부풀림은 돈을 맡아 직접 꺼낸 것인지, 회사를 속여 받아 낸 것인지에 따라 업무상횡령과 사기로 갈라질 수 있습니다. 차이가 난 건마다 기준과 실제, 그 이유를 적어 두는 것이 출발점입니다. 다른 장면은 업무상횡령 안내 첫 화면에서 이어서 볼 수 있습니다.
이 글은 일반적인 법률 정보이며, 개별 사건의 결론은 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.
근거: 형법 제355조 제1항·제356조(업무상 횡령), 제347조(사기) — 국가법령정보센터 2026-10-20 확인