결산 때마다 정리되지 않고 넘어온 가지급금이 감사나 경영권 변동을 계기로 갑자기 문제 되는 경우가 있습니다. 돈을 받은 쪽은 "회계상 가지급금으로 잡았으니 회사에서 잠시 빌린 돈"이라고 설명하고, 회사는 "용도를 알 수 없는 돈이 빠져나갔다"고 봅니다. 가지급금이라는 이름만으로 업무상횡령이 되거나 그 의심을 벗어나지는 않으며, 그 돈이 어떤 목적과 절차로 나갔고 어떻게 정리되기로 했는지가 판단의 중심에 놓입니다.
이 문서는 가지급금이 회계에서 무엇을 뜻하는지부터 시작해, 실질을 따질 때 보는 요소와 남겨 두어야 할 기록을 차례로 설명합니다.
가지급금은 정리되지 않은 지출에 붙이는 임시 이름입니다
회사에서 돈이 나갔지만 어떤 비용인지, 금액이 얼마로 확정될지 아직 정해지지 않았을 때 장부에는 우선 가지급금으로 적어 둡니다. 출장 전에 미리 건넨 경비, 계약 전에 먼저 보낸 대금처럼 업무상 자연스러운 것도 있고, 대표나 임원이 회사에서 가져간 돈을 마땅한 계정 없이 올려 둔 것도 있습니다.
이름이 같아도 속사정은 이처럼 넓습니다. 그래서 장부에 가지급금이 크게 쌓여 있다는 사실은 "설명이 필요한 돈이 있다"는 신호일 뿐, 그 자체로 어떤 결론을 말해 주지 않습니다. 회계 담당자가 연말에 잔액을 다른 계정으로 옮겨 정리했다면, 언제 누구의 판단으로 옮겼는지도 함께 살펴집니다.
작은 회사일수록 가지급금 잔액이 커지기 쉽습니다. 대표가 회사 일로 쓴 돈의 증빙을 챙기지 못하거나, 급하게 현금이 필요할 때 회사 통장에서 먼저 꺼내고 정리를 미루는 일이 되풀이되기 때문입니다. 이렇게 쌓인 잔액 안에는 업무 지출과 개인 지출이 섞여 있어서, 문제가 되면 잔액 전체가 아니라 그 안을 건별로 다시 나눠 보아야 합니다.
이름보다 실질을 따질 때 보는 것
가지급금 형태로 나간 돈이 업무상횡령에 해당하는지 판단할 때, 법원은 회계 처리 방식보다 거래의 실제 모습을 봅니다. 흔히 함께 살펴지는 요소는 다음과 같습니다.
- 지급 목적 — 회사 업무를 위한 지출이었는지, 개인 용도였는지
- 결정 절차 — 이사회 결의나 내부 결재처럼 회사가 정한 절차를 거쳤는지
- 상환 약정 — 기한과 이자, 담보 같은 조건을 정했는지
- 상환 의사와 능력 — 갚을 계획이 현실적이었고 실제로 갚아 왔는지
- 회사 사정 — 자금 사정이 어려운 때 큰돈을 가져간 것은 아닌지
예를 들어 정해진 절차를 거쳐 약정서를 쓰고 매달 상환해 온 대여라면 회사와 임원 사이의 금전 거래로 볼 여지가 커집니다. 반대로 결의도 약정도 없이 개인 채무를 갚는 데 쓰고, 장부에는 가지급금이라는 이름만 붙여 둔 경우라면 사정이 달라질 수 있습니다. 다섯 요소는 하나만 보고 결론을 내리는 체크리스트가 아니라 서로 맞물려 검토되는 사정입니다.
남겨 두어야 할 기록
돈을 받은 쪽이든 처리한 쪽이든, 가지급금 한 건마다 다음 자료가 연결되는지 확인해 두면 설명이 단단해집니다. 지급을 요청한 품의서나 결의서, 금전 거래 약정서 또는 상환 계획을 적은 문서, 이사회나 주주총회 의사록, 실제 상환이 찍힌 통장 내역, 결산 때 장부에서 정리된 경위입니다.
자료를 모으다 보면 약정서가 지급보다 한참 뒤에 작성된 경우를 만나기도 합니다. 이런 문서는 작성 날짜를 그대로 밝히고, 지급 당시에는 어떤 합의가 있었는지 그때의 메일이나 메시지로 따로 뒷받침하는 편이 낫습니다. 날짜를 앞당겨 적은 문서는 오히려 설명 전체를 의심받게 만듭니다.
외부 회계감사나 세무 신고 과정에서 가지급금 잔액을 지적받은 적이 있다면, 그 지적 내용과 회사가 내놓은 답변도 보관 대상입니다. 회사가 잔액을 알고도 정리를 미뤄 왔다는 사정, 반대로 정리를 약속하고 지키지 않았다는 사정이 모두 이런 기록에 담기기 때문입니다.
갚았거나 갚을 계획이 있다면
가지급금을 상환했다는 사정은 판단에서 의미 있게 고려됩니다. 그렇지만 돈이 나간 시점에 회사가 허락한 범위 안이었는지와 나중에 갚았는지는 따로 따지는 질문입니다. 그래서 지출한 날과 상환한 날, 어느 지출에 대한 상환인지를 한 표에 나란히 적어 두는 것이 좋습니다. 여러 번 나간 돈을 한꺼번에 갚았다면 어느 건부터 갚은 것으로 정리했는지도 적어 둡니다.
회사를 떠나거나 경영권이 넘어가는 시점에는 남은 가지급금을 어떻게 정리할지 합의하는 일이 많습니다. 이때 정산 금액과 방법, 남은 채무가 있는지 없는지를 문서로 확인해 두면, 업무상횡령 문제로 같은 돈을 두고 다시 다투는 일을 줄일 수 있습니다.
대표 한 사람이 주식을 모두 가진 회사라도 이 원칙은 크게 다르지 않습니다. 회사와 주주를 별개로 보는 이유는 1인 회사 대표의 사용을 다룬 문서에서 이어서 설명합니다.
자주 묻는 질문
Q. 대표의 지시로 가지급금 처리만 한 회계 담당자도 책임을 지나요?
A. 지시에 따라 장부 처리만 한 사람과 실제로 돈을 쓴 사람은 위치가 다릅니다. 다만 담당자가 그 돈이 개인 용도로 나간다는 사정을 알면서 처리를 적극적으로 도왔는지가 문제 될 수 있으니, 받은 지시와 처리 경위를 날짜별로 남겨 두는 것이 좋습니다.
Q. 결산 때 가지급금을 상여금으로 바꿔 정리하면 문제가 사라지나요?
A. 장부 정리 방식만 바꾼다고 이전 지출의 성격이 정해지지는 않습니다. 보수나 상여로 정리했다면 그 지급을 결정한 회사 절차가 있었는지가 함께 확인됩니다.
정리
가지급금은 회계상 임시 이름이고, 업무상횡령에 해당하는지는 지급 목적과 절차, 상환 약정과 실제 상환이라는 실질로 판단됩니다. 한 건마다 지급과 상환을 연결해 두는 것이 출발점입니다. 법인카드 결제가 섞여 있다면 법인카드 사용 문서도 함께 확인하고, 나머지 질문은 첫 화면에서 볼 수 있습니다.
이 글은 일반적인 법률 정보이며, 개별 사건의 결론은 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.
근거: 형법 제355조 제1항(횡령)·제356조(업무상 횡령과 배임) — 국가법령정보센터 2026-10-20 확인